Registros electrónicos | 19 OCT 14

Los cuestionarios electrónicos previos a la visita de los pacientes mejoran el flujo de trabajo y fomentan la participación

La presente es un nota de Deb Wells, MS, CPHIMS, asesora de estrategias IT en el Hospital de Niños de Filadelfia y miembro del Comité de paciente conectado HIMSS.
Autor/a: Deb Wells /blog.himss.org/2014/02/12/

La identificación temprana de problemas del desarrollo, como el autismo y retraso del desarrollo, es fundamental para garantizar los mejores resultados posibles para los niños afectados. Para ayudar a los médicos a detectar posibles problemas, las familias llenan cuestionarios validados de sus hijos de 9, 18, 24 y 30 meses previos a las visitas.

Históricamente, los cuestionarios en papel y la falta de automatización han hecho que los procesos de selección, grabación y registros fragmentados sean propensos a errores por parte de los actores en el sistema de salud.

En 2010, apoyado en parte por una subvención de CHIPRA (subvencion para la demostración de calidad), financiado por los centros de Medicare y Medicaid Services y trabajando con el estado de Pensilvania, el Hospital de Filadelfia (CHOP) comenzó una iniciativa para transformar el proceso de entrega de cuestionarios mediante:

  1. Automatización electrónica antes de la visita para la detección de cuestiones del desarrollo y del comportamiento
  2. Agilización en el proceso de detección mediante el soporte a los proveedores de salud en el momento de la consulta.
  3. Identificación de problemas y que brinden intervenciones tempranas.


El resultado es un proceso totalmente automatizado y ágil que aumenta la eficiencia, mejora la experiencia del paciente y la familia, fomentala participación de las familias, reduce la posibilidad de errores y mejora la precisión de la facturación.

Este trabajo también ayudará al CHOP a conocer las medidas de uso significativo y cumplir con los mandatos regulatorios y requisitos de certificación.

Tecnología


La tecnología que permitió la realización de esta herramienta es una HCE con funcionalidades integradas. Así como una Portal para pacientes para permitir que los pacientes y las familias puedan completar los cuestionarios antes de la visita al consultorio y funcionalidades integradas para facilitar la asignación adecuada de los cuestionarios en el momento del check-in.

Además se utilizaron dispositivos tipo Tablets para proporcionar facilidad en el uso y visualización para completar los cuestionarios.

Flujo de trabajo automatizado


 

 Portal de Pacientes y recepción: elegibilidad y asignación

1. Usando lógica incorporada en la HCE, mediante cuestionarios apropiados asignados al paciente cuando esté prevista una visita. Esto asegura que los cuestionarios correctos se reciben basados en la edad del paciente y circunstancias.

2. Los cuestionarios pueden completarse hasta 7 días antes de la visita en el portal del paciente si la familia tiene una cuenta activa.

3. En el check-in, el personal ve las alertas que rápidamente identifican si un paciente está incluido en el seguimiento.

4. El paciente y la familia reciben una tableta con pantalla táctil para completar los cuestionarios.

5. El personal realiza un proceso de dos pasos "preparación rápida" de la tableta para que las familias sean capaces de empezar inmediatamente con la utilización correcta.

Paciente y familia: finalización del cuestionario

1. En pocos minutos, la familia completa los cuestionarios utilizando una interfaz muy intuitiva.

2. Los cuestionarios están disponibles en inglés y español y están diseñados para dar cabida a una amplia gama de niveles de alfabetización e informática.

3. Los pacientes y las familias pueden completar los cuestionarios en el hogar usando el portal paciente.

4. Al final del cuestionario, los pacientes y las familias observan un mensaje acerca de las ventajas del portal paciente y se los alienta a inscribirse mediante la creación de una cuenta.

5. Desde la implementación, se ha visto un aumento del triple en la inscripción al portal de pacientes y han visto que este enfoque involucra a las familias y les permite participar activamente en el cuidado de sus hijos.

Proveedores: resultados en la HCE y apoyo a la toma de decisiones clínica.

1. Disponiendo de los cuestionarios completos antes de la visita, los datos y las puntuaciones fluyen directamente y sin problemas en la HCE.

2. El nuevo proceso ahorra a enfermeras y proveedores entre 2 a 5 minutos por visita.

3. El sistema para la toma de decisiones (CDSS) ayuda a los médicos asignar apropiada educación del paciente y referencias a la intervención temprana

4. La Seguridad del paciente se ve reforzada por la asignación de un cuestionario más preciso y automatizado respecto a la puntuación.

5. La documentación clínica electrónica otorga mayor precisión y automatiza la facturación.

Planes para el futuro

La reacción de los médicos, pacientes y familias y el personal administrativo ha sido muy positiva. Otros sitios de atención primaria están dispuestos a ofrecer a sus pacientes y sus familias este servicio. Actualmente existen 11 centros utilizando el nuevo proceso. Los restantes 20 sitios de atención primaria estarán implementados a finales de mayo del 2014.

Con el tiempo, otras formas y cuestionarios estarán disponibles a través de este proceso. También se planea usar este flujo de trabajo para reunir información como verificación de alergias, antecedentes de tabaquismo y otras cuestiones relevantes.

La apertura a subespecialistas será desafío debido a la grandes diferencias en los cuestionarios que utilizan, pero la intención es incluir tantos cuestionarios como sean apropiados para este modelo.

Comentarios

Desde el comienzo en la utilización de portales para pacientes, los sistemas de información en salud han iniciado un camino hacia el empoderamiento del paciente y su familia.

Distintas funcionalidades permiten que el flujo de información hacia el registro en la historia clínica del paciente llegue en cierta medida desde el mismo paciente.

Un cuestionario validado como herramienta previa a la consulta en determinadas circunstancias puede optimizar el flujo de trabajo siempre pensando en la salud del paciente y en el funcionamiento global del proceso asistencial.

♦ Resúmen: Dr. Daniel Luna. Jefe del Dpto de Informática Hospital Italiano de Buenos Aires

 

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