Sistemas de Información Hospitalaria

Autores: Dra. Assetta A. (H. Penna; Clínica Médica) Dr. Fernández Romero D. (H. Durand; Inmunología) Dr. Rosell S. (H. Tornu; Hemoterapia)  Dra. Saldaña A. (H. Penna; Hematología)Lic. Stavisky de Feldman L. (H. Penna; Psicopatología) Dr. Ure J. (H. Borda; Neurología) Asociación de Médicos Municipales. Instituto para el desarrollo Humano y la Salud. Curso sobre Administración en Servicios de Salud 
                                          
1. Introducción:

La situación actual del sistema sanitario requiere un manejo racional y eficaz. Es una de las actividades socio – económicas de mayor importancia, que genera sensibilidad en nuestra sociedad, con tendencia a seguir aumentando. Las innovaciones tecnológicas, la mayor expectativa de vida, el nivel de información de la sociedad en su conjunto y por lo tanto la mayor exigencia justifican elaborar sistemas con alto grado de eficiencia y eficacia. Una herramienta fundamental es el manejo de información que pueda respaldar la toma de decisiones.

Los hospitales como actores principales del sistema sanitario generan un importante volumen de información, pero en la mayoría de los casos esta se encuentra dispersa o no está disponible en tiempo y forma necesarios.

El sistema de información es un instrumento que permite recoger y tratar la información de modo que sea útil para la toma de decisiones.

El agente y usuario de la información es la persona humana. La tecnología informática es solo instrumental, a modo de herramienta, perfeccionando el inveterado uso de registros en papel (cuadernos, fichas, agendas, biblioratos, libros de registro), o más recientemente cassetes o video cassettes. Una PC sólo colecciona y procesa datos, es la persona humana la que adquiere información.

Estamos en un período de transición entre los esquemas tradicionales de organización jerarquizada y estática, hacia una organización más abierta, dinámica y orientada a los procesos y a la información estratégica. Los errores en el diseño de los sistemas de información, la falta de formación del personal y los programas no adecuados a las necesidades, son obstáculos difíciles de superar. Los cambios permanentes en la tecnología de la información generan un horizonte inestable y cambiante.

Por eso es interesante pensar un modelo que pueda brindar continuidad y viabilidad adaptándose a las estructuras cambiantes; que sea válido frente a los distintos estilos de gestión.

2.  Historia

La “revolución informática” llega a nuestros Hospitales a mediados de la decada del ochenta, utilizando computadoras personales (PC) y redes de área local (computadoras en red). En esta época la informatización apuntaba solamente a la gestión administrativa (sistemas para admisión y altas, para toma de órdenes, para revisión de resultados y para control de inventarios). El uso inicial tendía a facilitar pagos y a automatizar el reporte de resultados.

En la siguiente década, su uso se extiende al área clínica (acceso a la Historia Clínica, aporte de documentación bibliográfica de consulta, control del trabajo del consultorio externo, etc.) con el objetivo de mejorar la calidad de la atención y de facilitar las tareas de Investigación.

En la década actual, el SIH debería incluir: registro del paciente con expediente digital, generación de recetas y otras órdenes o formularios de trabajo, control de laboratorios y quirófanos desde una sala de mando, generación de estadísticas y reportes, videoconferencias, acceso a bibliotecas y base de datos, telemedicina, etc.

3. Definiciones

Organización:Esta integrada por un conjunto de individuos que interactúan y coordinan sus actividades para lograr un objetivo en común.
Sistema: Conjunto de instrucciones organizadas, sistematizadas y lógicas relacionadas entre sí, con el objetivo de obtener, analizar, relacionar y generar la información que satisfaga las necesidades operativas y administrativas de una organización.
Sistema de Información Hospitalario (SIH):Recolección, almacenamiento, procesamiento, recuperación y comunicación de información de atención al paciente y administrativa para todas las actividades relacionadas con el Hospital.

El SIH implica una base de datos a disposición de usuarios autorizados en el lugar y en el momento en que estos datos sean requeridos, en un formato adecuado a sus necesidades  específicas.

Sistema de Información Sanitaria (SIS): Estructura destinada a recolectar, elaborar, analizar y transmitir la información necesaria para organizar y hacer funcionar los servicios sanitarios, siendo la investigación y la docencia objetivos complementarios (OMS, 1973).
Información:Es la comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

Informática: Es el conjunto de conocimientos científicos y de técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información.

Unidad básica de información (UBI): Es todo acontecimiento, pedido o tarea que sea de utilidad registrar en el sistema de producción.  Es el registro de los “momentos de la verdad”. Es un punto de encuentro entre conocimiento y realización. Debemos asignarle valores a sus diversos atributos. Ej. Identificar cuándo se generó el pedido y quién lo lleva a cabo.Hay UBI puntuales que tienen un mismo momento de comienzo y finalización (dar número a un paciente) y UBI dilatadas (internación).

Existen relaciones entre las UBI: Enlaces estructurales: que descomponen el proceso hasta el nivel que queramos.

4. Funciones

El SIH cumple varias funciones:
Procurarle al paciente el acceso a la información en tiempo y forma oportuna.
Darle la posibilidad de actualizar esa información y ejercer su derecho de habeas data.
Gestionar el conocimiento, cuando se ha entendido la información y se la aplica a posteriori  en la acción.
Dado que la información lleva a poder “hacer mejor”, es dable esperar también un beneficio a nivel de eficiencia presupuestaria.
Mejorar la práctica clínica (soporte de decisiones).
Apoyar a las actividades de Docencia e Investigación
Tornar más eficiente los planes específicos de la Institución.
Armonizar la información científico-tècnica con la administrativo-contable.

5. Sistemas

Un sistema es un entorno integrado de datos comunes en el cual la información que se origina en diferentes unidades funcionales independientes es compartida por todos; o bien un entorno distribuido en el cual cada unidad funcional administra y procesa los datos de interés local así como los sistemas de uso común.
El contexto del Area Informática incluye: (a) diseño de sistemas (ingeniería de sistemas), (b) manejo de procesos (usuarios de los sistemas), (c) bases de datos (con gran proyección en la Investigación Científica y en los programas de Salud Pública) y (d) diseños de seguridad
Los sistemas clásicos de información para la gestión incluyen:
Registros de actividad
Indicadores estratégicos (por mes, por año)
Evaluación anual de los Programas de Salud,
Recursos Humanos
Recursos Materiales

LA INFORMACIÓN DEBE SER INTEGRA, CONFIDENCIAL, Y DISPONIBLE. Los datos deben ser accesibles, pero a la vez estar protegidos. Se debe asegurar la integridad mediante las copias de respaldo. La seguridad es la protección física de la información.

Se debe asegurar la confidencialidad mediante claves y contraseñas de acceso. Solo los responsables de las tareas específicas deben tener acceso a la información.
La disponibilidad debe ser periódicamente auditada y forma parte del proceso de control de gestión.

Con el Sistema de UBI se pueden integrar y caracterizar los problemas de salud del paciente en cuatro niveles:
Primer nivel: Paciente
Segundo nivel: Problema de salud
Tercer nivel: Pedidos realizados a los diferentes servicios, tendientes a solucionar el problema de salud
Cuarto nivel: Tareas efectuadas para satisfacer los pedidos
El desarrollo de un Sistema General y Universal de Información permite:
Desarrollar un soporte de las decisiones que permita un seguimiento estratégico
Información epidemiológica para la planificación sanitaria.
Información para la detección de usuarios propios y de financiaciones diferentes.
Información para la gestión clínica asistencial.
Información para la gestión económico – financiera
Mejorar la atención del paciente
Optimizar la prestación de los servicios
Mejorar las condiciones de trabajo del personal
Optimizar la administración del Establecimiento

6. Elementos referidos a la Atención en Salud en el SIH

El paciente, La representación formal de sus datos clínicos (historia clinica)
El tiempo (registro de las fechas de los actos)
El conjunto de actividades asistenciales (prestaciones),
El lugar (área, servicio) y los recursos (insumos, aparataje),
Los datos que surgen de la interacción  entre el servicio de salud y el paciente deben originar registros.

Registrar implica:
Continuidad de los registros
Identificar ulteriormente lo que se ha registrado
Intentar utilizar los datos consignados.

Se necesita un lenguaje común y se hace necesario agrupar con categorías numéricas entidades nosológicas, mediante criterios preestablecidos. Ergo clasificaciones internacionales de problemas de salud. (CIAP-2, CIE-9, NANDA)

Si la recolección de datos y su presentación no se ajustasen a un modelo normatizado a través de definiciones comunes,  se pierde la compatibilidad entre los mismos.
Los registros se subdividen en:a) Actividadesb) Consultas (morbilidad)c) Datos sobre edad y sexod) Específicos (vacunaciones, diagnósticos, etc.)

Se trata en todos los casos de registros institucionales que permiten conocer:
Las actividades desarrolladas
La utilización de los recursos disponibles
Las características de la demanda asistencial
Identificar pacientes susceptibles de algún tipo de intervención sanitaria
Descubrir necesidades y problemas de salud en la población asignada
Conocer las actividades de cada grupo de trabajo a los efectos de hacer la planificación adecuada. Proporcionar estadísticas de contralor cuya confección sea obligatoria que sirvan de base para la evaluación de la calidad asistencial

Se debe cuantificar tanto la demanda asistencial como los servicios que se han prestado. Esto permite elaborar